Oggi la politica ci ha insegnato che anche avere sette anni di tempo può essere insufficiente per prendere una decisione.

Anche in azienda spesso si è consci di un problema che pare difficile da affrontare, ma che darà guai avanti nel tempo. Non di rado il management tende a nascondere il problema sotto al tappeto, aspettando di affrontarlo quando sarà imminente.

Inutile dirvi che i problemi vanno affrontati in anticipo, e che il fatto che si presenteranno con certezza ad una certa scadenza non deve mettervi in bell’agio a riposare.

Oggi esistono vari metodi per affrontare problemi, che vanno presi tutti con il giusto senso critico: uno che va particolarmente di moda, forse per il simpatico disegno di una barca sulla lavagna e per i post-it che fanno sempre smart, è il Lightning Decision Jam.

Il metodo si propone di risolvere i problemi in un’ora, in modo democratico, evitando discussioni inutili e dannose e mirando alla soluzione del problema come unico risultato desiderato.

Si comincia disegnando una barca sulla lavagna.

Nella parte superiore si attaccano dei post-it, scritti da tutto il team, con sopra le cose che vanno bene del progetto. Questo dovrebbe servire ad eliminare la negatività e il conflitto naturale che si scatena quando si tratta di risolvere una situazione di crisi.

Sotto si attaccano i post-it del “veniamo al dunque” i problemi che ognuno ha nel team. Ognuno ha 4 minuti di tempo, o due o sei, insomma dipende da come volete implementare l’LDJ.

Arriviamo al terzo step: Il “moderatore” dà 3 segnalini adesivi ad ogni componente del team e ognuno vota i problemi, evidenziando così democraticamente quelli più importanti.

Poi ognuno propone una rosa di “soluzioni” per i problemi più votati, e le soluzioni vanno a sostituire i problemi, e vengono sottoposte anch’esse al voto democratico dei segnalini.

A sto punto si buttano le soluzioni più votate su un grafico impatto/impegno: continuo ad attingere da una spiegazione dettagliata che trovate qui Lighting Decision Jam, il mio punto infatti non è spiegare il metodo ma illustrare uno dei metodi possibili e rifletterci sopra.

Stabilite le soluzioni da eseguire subito, quelle da progettare, quelle per cui creare delle attività, e quelle da tralasciare, ci siamo: basta applicare le decisioni prese trasmutandole nei processi necessari.

Il metodo è semplice, democratico, e potrebbe funzionare applicato a qualsiasi task: compreso quello di scegliere un candidato comune alla Presidenza della Repubblica senza cadere tutti dal pero dell’imbarazzo.

In passato ho sperimentato il sistema: ha perfettamente senso spesso, fallisce soltanto dove la democrazia normalmente è fallace, quando la soluzione è frutto di un pensiero laterale o creativo.

Infatti il processo LDJ esclude a priori la creatività come risorsa, e la democratizzazione del processo e i tempi ristretti di analisi non permettono al gruppo di esaminare una proposta complessa, basata su un’intuizione, che necessita di analisi prolungata.

Si prendono in pratica delle decisioni statisticamente buone in tempi brevi, e la maggior parte delle decisioni vanno bene prese così.

Il metodo fallisce quando una soluzione migliore è necessaria ma questa sfugge alla comprensione del gruppo pur essendo presente in un singolo.

È vero che le soluzioni saranno poi sottoposte a validazione e testate, ma c’è sempre il rischio che il tempo scorra troppo velocemente nel frattempo.

Qui si evidenza il limite non del metodo in sé, ma della stessa democraticità del procedimento.

In caso ci fosse il dubbio, a questo punto da parte del management, che la soluzione “democratica” non sia la migliore, occorre puntare sul cavallo vincente, convincendolo ad analizzare con profondità la propria idea e a sottoporla in un prossimo futuro al consesso democratico precedente.

Questo è il mio “correttivo” al LDJ, chiamiamolo Supervised Light Decision Jam, avrà anche esso dei difetti, tra cui la probabile variazione di rotta di decisioni già prese a favore di un’altra, ma potrebbe comunque rivelarsi utile e rilevatrice.

Inoltre se ci riflettiamo bene, stiamo solo inserendo nel processo un ulteriore metodo di verifica.

Discutiamone: voi usate l’LDJ? Ne avete già sentito parlare? Pensate che abbia i difetti che evidenzio io, o sono solo le congetture di uno che pensa troppo ad ogni questione? Fatemi sapere.